Politique de confidentialité de l’ASBL COF

I. Introduction

La présente politique de confidentialité informe sur la manière dont l’ASBL COF garantit la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel, conformément au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel (RGPD). L’ASBL COF s’engage à protéger la vie privée de toutes les personnes avec lesquelles elle interagit, en veillant à ce que les données soient traitées de manière légale, équitable et transparente.

Cette politique est susceptible d’évoluer en fonction des mises à jour légales, réglementaires ou techniques. Nous invitons donc les personnes concernées à la consulter régulièrement afin de rester informées de tout changement. Nous nous efforçons de maintenir un niveau de transparence élevé et de tenir nos utilisateurs informés des éventuelles modifications apportées à cette politique. En cas de modification, la date de mise à jour sera clairement indiquée afin que vous puissiez savoir à quel moment la politique a été modifiée.

II. Les données que nous collectons et traitons

En tant qu’organisme de formation, l’ASBL COF collecte et traite différentes catégories de données personnelles en fonction des besoins liés aux services que nous fournissons. Ces données sont essentielles pour offrir des services de qualité et garantir le bon fonctionnement de nos activités :

Données des stagiaires

  • Données d’identification : nom, prénom, état civil, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail, numéro de registre national, etc. Ces données sont nécessaires pour identifier correctement chaque stagiaire et permettre une communication efficace entre l’ASBL COF et les participants aux formations.
  • Données socio-professionnelles : parcours de formation, situation professionnelle, statut de demandeur d’emploi, attestations de suivi, etc. Ces informations permettent de mieux comprendre le parcours des stagiaires, d’adapter les formations à leurs besoins spécifiques et d’assurer un suivi adéquat.
  • Données administratives : certificat médical, attestations diverses, copie de carte d’identité, etc. Ces données sont collectées pour des raisons administratives et légales, notamment pour vérifier l’aptitude des stagiaires à suivre certaines formations et pour répondre aux obligations réglementaires.
  • Données de sécurité : informations relatives aux équipements de protection individuelle (EPI) pour certains stagiaires. Ces données sont indispensables pour assurer la sécurité des participants lors des formations, en particulier lorsqu’elles impliquent des activités à risque.

Données des familles

  • Données d’identification : nom, prénom, lien de parenté, coordonnées des parents et des enfants, afin d’assurer un suivi personnalisé.
  • Données familiales et situationnelle : informations relatives aux relations familiales et aux besoins spécifiques, strictement pour organiser les rencontres encadrées dans un cadre sécurisé, en conformité avec la mission des Espaces-Rencontres Trimurti.

Données des employés

  • Données d’identification : nom, prénom, adresse, téléphone, adresse e-mail, poste occupé, pour la gestion des ressources humaines et la communication interne.
  • Données administratives et de paie : numéro de registre national, informations sur le contrat de travail, historique professionnel, et informations de paie, nécessaires pour la gestion du personnel et le respect des obligations contractuelles et légales.
  • Données de suivi : évaluations, formations suivies, et données relatives aux horaires de travail, permettant un suivi interne et le développement des compétences.

Données des clients pour nos EFT Parcs et Jardins et Construction du Bâtiment

  • Données d’identification : nom, prénom, adresse, téléphone, adresse e-mail, permettant de garantir une communication fluide et d’assurer le suivi des services.
  • Données contractuelles et de facturation : devis, contrats signés, détails de facturation et historique des travaux réalisés, afin de gérer les aspects contractuels et financiers des services.
  • Préférences et besoins spécifiques : informations liées aux préférences des clients (type d’entretien de jardin, caractéristiques des projets de construction) pour personnaliser les prestations et répondre au mieux aux attentes.

En complément, le COF peut également collecter toute autre donnée jugée nécessaire pour l’accomplissement de ses missions ou la fourniture optimale de ses services, conformément à ses obligations légales et contractuelles.

Données collectées via notre site internet (cookies)

L’ASBL COF utilise des cookies et des technologies similaires sur son site internet pour améliorer l’expérience utilisateur et assurer le bon fonctionnement de certaines fonctionnalités. Ces cookies peuvent inclure :

  • Cookies de connexion : permettent aux utilisateurs de se connecter et de maintenir leur session active sur le site, garantissant ainsi une navigation fluide et sécurisée.
  • Cookies de suivi et de mesure d’audience (Google Analytics) : utilisés pour analyser les interactions des utilisateurs avec notre site, afin d’améliorer nos services et de comprendre les préférences des visiteurs. Ces cookies nous aident à identifier les pages les plus visitées et à améliorer la qualité du contenu que nous offrons.
  • Cookies tiers pour les services intégrés :
    • Cookies Facebook : utilisés lorsque les utilisateurs interagissent avec du contenu intégré en provenance de Facebook. Ces cookies permettent de personnaliser l’expérience utilisateur en fonction de leurs interactions sur les réseaux sociaux.
    • Cookies Google (YouTube, Google Maps) : permettent l’intégration de vidéos et de cartes, et collectent des données de navigation pour améliorer l’expérience. Ces fonctionnalités intégrées facilitent l’accès aux ressources et informations fournies sur notre site.

Ces cookies sont collectés avec le consentement des utilisateurs, qui peuvent choisir à tout moment d’accepter ou de refuser ces cookies via une page dédiée aux préférences de cookies. Cette page permet aux utilisateurs de gérer individuellement les catégories de cookies qu’ils souhaitent autoriser ou désactiver, en fonction de leurs préférences. Nous mettons un point d’honneur à respecter les choix de nos utilisateurs et à offrir une transparence totale sur l’utilisation des cookies.

Nous tenons à informer que le refus de certains cookies peut affecter l’expérience de navigation et limiter l’accès à certaines fonctionnalités du site. Par exemple, le refus des cookies de connexion peut empêcher l’accès à certaines zones réservées du site, tandis que le refus des cookies tiers peut limiter l’intégration des services externes, tels que les vidéos ou les cartes interactives.

Page dédiée à la gestion des cookies : https://www.cof.be/cookies/

III. Finalités du traitement des données

Les données à caractère personnel des stagiaires sont traitées dans le cadre des finalités suivantes :

  • Gestion administrative : assurer l’inscription et la gestion des droits sociaux des stagiaires. Ces processus incluent la vérification des informations fournies, la création de dossiers individuels et la gestion des interactions administratives avec les organismes partenaires.
  • Suivi pédagogique : suivi des stagiaires tout au long de leur formation. Cela comprend l’évaluation des progrès, l’adaptation des contenus pédagogiques en fonction des besoins spécifiques et la production de rapports de progression pour garantir une formation de qualité.
  • Gestion de la sécurité : fourniture d’équipements de protection individuelle et gestion des risques liés aux formations. Nous veillons à ce que chaque stagiaire dispose des équipements nécessaires pour participer aux formations en toute sécurité, en conformité avec les normes en vigueur.

IV. Destinataires des données

Afin de garantir un service efficace, certaines données peuvent être transmises aux services internes suivants :

  • Direction : accède à toutes les données pour assurer la supervision des opérations. Cela permet de garantir que les décisions prises sont basées sur des informations précises et complètes, en veillant au respect des droits des stagiaires.
  • Service administratif et GRH : gère les informations d’identité et de formation des stagiaires. Ce service est responsable de la mise à jour des dossiers, de la gestion des inscriptions et de la coordination avec les différents acteurs internes et externes.
  • Service psychosocial : soutient les stagiaires dans leurs démarches sociales et personnelles. Le soutien apporté inclut l’orientation vers les services adaptés, l’accompagnement dans les démarches administratives et la mise en place de dispositifs de soutien psychologique lorsque nécessaire.

Certaines données peuvent également être partagées avec des destinataires externes :

  • Région wallonne (DGO6) et Inspection sociale : vérification des droits des stagiaires. Cela inclut la conformité aux règles imposées par les autorités pour l’accès aux formations.
  • Secrétariat social et Forem : pour l’application des règles sociales et administratives en vigueur. Ces organismes collaborent avec l’ASBL COF pour garantir que les stagiaires bénéficient des droits auxquels ils ont droit.
  • Diverses inspections et pouvoirs subsidiants : respect des obligations légales et suivi du financement des formations. Ces entités s’assurent que l’ASBL COF respecte toutes les exigences réglementaires et que les fonds alloués sont utilisés conformément aux objectifs définis.

Afin de garantir un service efficace, nous pouvons transmettre des données à caractère personnel vous concernant à des partenaires, ou aux sous-traitants de l’ASBL COF si le traitement par ces tiers s’avère nécessaire pour atteindre la finalité de traitement. En pareil cas, l’ASBL COF s’engage à prendre les mesures contractuelles nécessaires afin que les données récoltées à votre sujet soient utilisées dans le respect de la confidentialité et exclusivement par les services de l’ASBL COF, ses partenaires conventionnés et ses sous-traitants.

Nous pouvons aussi transmettre à des tiers des données vous concernant ayant été rendues anonymes à des fins de réalisation d’études statistiques dans une optique d’amélioration de nos services.

Nous ne partageons vos données à caractère personnel que lorsque cela est légitime ou qu’une loi l’autorise ou le requiert. Si nous estimons que nous ne trouvons pas dans un de ces cas cités, et que votre autorisation est requise, nous vous la demanderons toujours avant de partager vos données personnelles ou de les transmettre à un pays situé en dehors de l’Espace économique européen, sauf pour une transmission à des autorités de police sur base d’une réquisition lorsque cela est nécessaire pour répondre à des obligations juridiques ou réglementaires.

V. Vos droits en tant que personne concernée

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

  • Droit d’accès : consulter les données personnelles détenues par l’ASBL COF. Vous pouvez obtenir des informations sur les finalités du traitement, les catégories de données concernées et les destinataires éventuels de ces données.
  • Droit de rectification : corriger les informations inexactes. Si vous constatez une erreur dans vos données, nous nous engageons à les mettre à jour rapidement pour garantir leur exactitude.
  • Droit à l’effacement : demander la suppression de vos données sous certaines conditions. Par exemple, vous pouvez demander la suppression de vos données lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
  • Droit d’opposition et de retrait du consentement : refuser le traitement ou retirer votre consentement, le cas échéant. Vous avez également le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données pour des raisons tenant à votre situation particulière.

Pour exercer vos droits, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données (DPD) à l’adresse suivante : info@cof.be . Nous nous engageons à répondre à votre demande dans les meilleurs délais, et au plus tard dans un délai d’un mois à compter de sa réception.

VI. Sécurité et conservation des données

L’ASBL COF prend des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité de vos données personnelles, notamment en limitant l’accès aux seules personnes ayant besoin de les connaître pour des raisons professionnelles et en imposant des obligations de confidentialité strictes. Nous utilisons des systèmes de protection avancés, incluant le chiffrement des données sensibles et des procédures d’authentification renforcées, afin de prévenir tout accès non autorisé.

Les données sont conservées uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Une fois ces finalités atteintes, les données sont soit supprimées de manière sécurisée, soit anonymisées pour être utilisées à des fins statistiques. Nous veillons également à ce que toutes les données soient régulièrement mises à jour, afin de garantir qu’elles soient exactes et pertinentes. Les données des stagiaires sont archivées pendant une période de 10 années avant leur destruction définitive.

VII. Traitement des réclamations

En cas de plainte concernant le traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données au 085 32 84 50 ou l’Autorité de protection des données belge. Nous prenons toutes les réclamations très au sérieux et nous nous efforçons de résoudre tout problème dans les meilleurs délais. Si vous n’êtes pas satisfait de la réponse fournie, vous avez également la possibilité de saisir l’autorité compétente pour une résolution indépendante.

VIII. Nous contacter

Pour toute question relative à la protection de vos données personnelles, vous pouvez nous écrire à l’adresse suivante : info@cof.be. Nous sommes à votre disposition pour répondre à toutes vos questions et préoccupations concernant la manière dont nous traitons vos informations.

ASBL COF
Rue du Parc Insdustriel, 6 Allée 2
4540 Amay, Belgique
Téléphone : 085/32.84.50

Nous mettons tout en œuvre pour garantir la protection de vos données personnelles et nous restons à votre écoute pour toute demande d’information supplémentaire ou tout conseil relatif à vos droits en matière de confidentialité.